一、行政公文概述
(一)行政公文的含义和分类
国务院办公厅在2000年8月24日修订的《国家行政机关公文处理办法》中规定:“行政 机关的公文(包括电报)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
《办法》还规定了行政公文的种类为13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(二)行政公文的特点
1.权威性
行政公文代表国家和法律所赋予的法定职权，反映和传达发文机关的意图。
公文的权威性体现为一种强制性和约束性。上级机关发送的行政公文具有指挥性，下级机关发送的请示具有要求答复的权力。
这种权威性要求受文机关及其有关人员对行政公文必须遵照执行，否则就意味着失职或渎职。
2.法定性
行政公文的作者和内容都是法定的。
所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行驶权力和承担义务的组织及其领导者。
它可以是政府机构、机关部门，如国务院、省人民政府、国务院办公厅、省人民政府办公厅，也可以是国家首长、机关领导人，如国家主席、省长等。
所谓法定内容，是指行政公文的内容要合乎国家的方针、政策、法律、法规，要代表广大人民群众的意志和根本利益，要切合实际，从实际工作的现实性和可能性出发。
3.程式性
为了便于传达和处理，提高工作效率,《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》( 国家标准GB/T9704- 1999)对行政公文的格式做了统一规定， 不能自行其是。
行政公文不仅用纸、装订都有特定的格式，书写格式也有特定的格式，甚至还有专门的习惯用语。
(三)行政公文的作用
1.领导和指导作用
行政公文是传达、贯彻党和国家方针、政策的有效工具。
上级机关通过它传达工作决策和安排，发布各种方针政策、指示和决定，给下级机关和人民群众指明方向，讲明措施。
下级机关必须遵照执行。
行政公文还有闸明政治主张，教育群众，让群众了解领导意图的作用。
2.规范和准绳的作用
国家的各种法规都是以行政公文的形式制定和发布的，一经发布生效，便成为全社会的行为规范，成为约束性的准绳。
法规性的文件的规范和准绳作用带有强制性，国家以强制手段保证它的实施,谁如果违反，就要受到行政处分、经济处罚甚至法律制裁。
3.联系沟通和凭证依据的作用
行政公文作为处理行政公务事务的书面工具，就像一条纽带，把上下级机关之间、平行机关之间、不相隶属机关之间紧密地联系起来。
各单位、各部门通过它上情下达，下情上达，相互交流协商，密切配合，使各项工作有条不紊。
同时，收文单位处理公务时，都以公文作凭证依据。
二、常用行政公文举隅——报告
(一)报告的含义与特点
报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的陈述性上行文。
报告应用广泛，使用频率较高。有利于下级机关向上级反映情况，取得上级支持指导;有利于上级机关了解下情，作出正确决策。
具有陈述性的特点。 报告只是向上级机关汇报做了什么工作，是怎样做的，或者发生了什么事情，今后如何打算，重点在于讲述事实。即使闸述观点或论证道理，也要在叙述事实的基础上进行。
(二)报告的种类
1.根据主要用途分类
(1)工作报告:向上级汇报本单位工作状况的报告。
(2)情况报告:重点在于反映动态情况。
(3)答复报告:针对上级机关的询问而上交的报告。
2.根据内容特征的不同分类
(1)综合报告:全方位反映某一单位工作状况的报告。
(2)专题报告:关于某一项工作的报告。
(三)报告的写作
报告一般由标题、主送机关、正文、落款组成。
1.标题
报告标题有完整式标题和省略式标题两种。
完整式标题由“发文机关+事由+文种”组成。如:《X X市实验中学关于暂停接待外来考察人员的报告》、《X X县红星电子机械厂关于报送2013年工作计划的报告》
省略式标题由“事由+文种”组成。如:《关于XX厂火灾事故处理的报告》、《关于检查中小学乱收费情况的报告》。
2.主送机关
报告应该坚持“主送一个机关”的原则。如果需要，可以抄报有关的上级机关。
3.正文
报告的正文包括缘由、事实、结语。
缘由部分简要写出报告目的、根据或起因，概括报告的主要内容。常用过渡句:“现将情 况报告如下”、“特将这一情况报告于后”，引出下面的主体部分。
事实部分，一般写明工作进程，取得的成绩经验，存在的问题、教训以及今后的打算等。不同类型的报告，事实部分的写法也各有侧重。
工作报告具体陈述基本做法、所获成绩、主要经验、存在问题、今后计划等;
情况报告具体分析发生原因、主要教训等，并提出处理意见、改进措施;
答复报告根据上级询问，有条有理，简明扼要回答。
事实部分如果内容较多，要分条列项，或者分为几个部分来写。
结语简要概括全文，进-步强调行文目的，点明或深化主题。也可以使用专门用语，如:工作、情况报告多用“特此报告，请审阅”;回复报告多用“专此汇报”;建议报告多用“以上报告，如有不妥之处，请指正”、“以 上报告，如无不妥之处、请批转各地区遵照执行”等等。
4.落款
在正文右下方写上成文日期，并且加盖发文机关公章。
(四)报告的写作要求
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